Presque 72% des personnes aux États-Unis utilisent les médias sociaux. De plus, dans le monde entier, il y a plus de 3,5 milliards utilisateurs de réseaux sociaux. Cependant, ce ne sont pas seulement les utilisateurs individuels qui utilisent les médias sociaux. Les organisations en profitent également pour se commercialiser.
Dans une telle situation, il est nécessaire d’avoir une politique pour vos employés qui régit l’utilisation des médias sociaux. Essayons de comprendre ce qu’est une politique de médias sociaux et pourquoi est-elle nécessaire pour votre organisation.
Qu’est-ce qu’une politique sur les médias sociaux ?
Dans son sens le plus élémentaire, une politique relative aux médias sociaux est un document qui régit utilisation des réseaux sociaux pour votre organisme. Il couvre non seulement les comptes de médias sociaux de votre marque, mais prend également en compte les comptes de médias sociaux personnels de vos employés.
Une chose qui rend difficile l’élaboration d’une politique sur les médias sociaux est le fait que les réseaux sociaux ne cessent d’évoluer en continu. Si vous voulez que votre politique sur les réseaux sociaux reste pertinente, vous devez continuer à la mettre à jour régulièrement. En même temps, vous devez vous assurer que le document est simple et facile à comprendre afin que tous vos employés puissent le suivre sans problème.
Maintenant que vous comprenez exactement ce qu’est une politique sur les médias sociaux, examinons ses avantages.
Avantages d’une politique de médias sociaux
Une politique relative aux médias sociaux est un document crucial qui peut vous aider à accroître la présence et la réputation de votre marque en ligne.
Voici quelques-uns des avantages d’en créer un pour votre organisation :
- Vous aide à maintenir l’identité de votre marque sur plusieurs canaux de manière cohérente
- Vous permet de créer du contenu pour les médias sociaux en tenant compte de toutes les exigences légales et réglementaires
- Réduit les risques d’atteinte à la sécurité
- Vous aide à réagir rapidement à une crise de relations publiques afin de minimiser les dommages potentiels
- Clarifie toutes les attentes de vos employés concernant leur utilisation des médias sociaux
- Permet aux employés de faire connaître votre marque et d’aider à la construction de la marque
Voyons maintenant comment vous pouvez créer une politique de médias sociaux pour vos employés afin de vous aider à développer votre marque en ligne.
Comment rédiger une politique de médias sociaux pour vos employés :
1. Définir les rôles de l’équipe
Il est essentiel d’attribuer des rôles d’équipe lorsque vous créez une politique de médias sociaux pour votre entreprise. Planifier qui possède quels comptes de médias sociaux et notez également toutes leurs responsabilités pour ces comptes.
Essayez d’ajouter les noms, les identifiants de messagerie et d’autres informations de contact de ces personnes afin que d’autres employés puissent les contacter facilement.
Certaines des responsabilités que vous devrez peut-être attribuer sont :
- Publicité sur les réseaux sociaux
- Surveillance de la sécurité de vos comptes de médias sociaux
- Publier sur les réseaux sociaux et interagir avec votre public
- Approbations réglementaires et légales
- Formation
- Planification et création d’une stratégie de médias sociaux
- Répondre à la crise
Il est également nécessaire de préciser les noms des personnes autorisées à représenter votre organisation sur les réseaux sociaux.
2. Configurer les procédures de sécurité
Les comptes de médias sociaux de votre organisation ne sont rien de moins que des atouts pour vous. C’est pourquoi il est nécessaire d’avoir un plan en place pour les protéger à tout prix.
Ceci est essentiel car il existe de nombreux risques de sécurité et si votre compte de réseau social est piraté, cela peut nuire à la réputation de votre marque.
Prenez note de la fréquence à laquelle vos mots de passe sont modifiés et de qui est chargé de les gérer. Il est également nécessaire de maintenir à jour tous les services logiciels de votre organisation pour s’assurer qu’ils sont équipés pour lutter contre toute menace de sécurité.
Vous devez également avoir une équipe dédiée en place pour sécuriser vos comptes de médias sociaux. Ce sont les personnes auxquelles vos employés doivent s’adresser pour signaler toute violation ou préoccupation.
3. Créez un plan pour la crise des médias sociaux
L’objectif final de votre politique sur les médias sociaux devrait être de prévenir une crise des médias sociaux. Votre politique doit donc décrire toutes les mesures nécessaires que vous devez prendre pour protéger votre réputation en ligne.
Dans le même temps, vous devez créer un plan de gestion de crise des médias sociaux distinct. Ce plan doit détailler toutes les mesures que vous devez prendre pour limiter les dégâts.
Il doit inclure tous les contacts d’urgence et les détails des principales parties prenantes. Vous devez également attribuer des rôles très spécifiques à différentes équipes pour gérer la crise. Il s’agit notamment des équipes de médias sociaux, juridiques et de relations publiques, ainsi que des cadres supérieurs de l’organisation.
Le plan doit également inclure des détails sur la façon dont vous pouvez identifier la crise et son ampleur. Il doit également inclure un plan de communication interne détaillé pour faire face à la crise. Enfin, il doit établir une hiérarchie claire pour l’approbation des réponses afin de s’assurer que vous ne donnez que les bons détails aux moments appropriés.
4. Inclure les conformités légales et réglementaires
La politique relative aux médias sociaux doit également inclure des détails sur toutes les conformités légales et réglementaires que vous devez suivre. Pour cela, vous devriez obtenir une aide juridique. Essayez de simplifier au maximum ces exigences afin que tous vos employés puissent les comprendre.
Certaines des conformités courantes sont :
- Confidentialité: Vous devez vous assurer de protéger à tout prix vos données clients
- droits d’auteur: tout ce que vous publiez sur les réseaux sociaux doit être libre de droits, en particulier lorsque vous utilisez des contenus tiers.
- Confidentialité: La politique doit décrire tous les résultats possibles d’une atteinte à la confidentialité de toutes les communications internes.
Il peut y avoir d’autres exigences légales et réglementaires spécifiques à une région, et vous devez les décrire dans votre politique relative aux médias sociaux.
Notez comment Dell a ajouté une section spéciale sur les lois dans leur Politique mondiale sur les médias sociaux.
5. Aperçu de l’utilisation des comptes personnels
En plus de la manière dont vous devez utiliser les comptes de médias sociaux de la marque, votre politique en matière de médias sociaux doit également inclure la manière dont les employés doivent utiliser leurs comptes personnels. Il existe plusieurs restrictions que vous devriez envisager d’inclure dans votre police. Ceux-ci incluent la publication de contenu raciste, le discours de haine, le harcèlement, l’intimidation, les menaces violentes, etc.
Faire de telles choses sur les réseaux sociaux peut enfreindre la loi et peut également aller à l’encontre de l’éthique de votre organisation. Vous devez également faire clairement savoir à vos employés qu’ils seront tenus responsables de leurs actes. Cela peut aider à prévenir ou à réduire les occurrences de tels problèmes.
6. Décrivez les rôles de tous les employés
Bien que votre équipe de médias sociaux et vos responsables des relations publiques soient formés pour parler au nom de votre marque, vos autres employés peuvent ne pas être préparés. Vous devez également vous assurer qu’ils restent responsables.
Pour cette raison, vous devez définir les rôles de tous vos employés dans votre politique sur les médias sociaux. Le choix des rôles dépend entièrement de votre organisation.
Par exemple, lorsque Adidas‘ les collaborateurs participent aux conversations qui y sont liées, ils les incitent à mentionner que leurs opinions sont les leurs et non celles de la marque. Au contraire, Walmart n’encourage pas ses employés à participer à des conversations sur la marque.
7. Existence de la politique
Une fois que votre politique est prête, vous devez décider où elle sera mise en ligne et existera. L’un des meilleurs endroits pour mettre votre politique sur les médias sociaux est votre manuel de l’employé. Ainsi, tous vos collaborateurs, y compris les nouveaux embauchés, pourront s’y référer à tout moment.
Alternativement, vous pouvez le mettre sur l’intranet de votre organisation pour vous assurer qu’il est accessible à tous. Si vous souhaitez rendre publique votre politique relative aux médias sociaux, vous pouvez également la publier sur votre site Web externe.
De nombreuses marques populaires comme Intel ont publié leurs politiques de médias sociaux sur leurs sites Web externes pour que leur public puisse les lire.
Lorsque vous lancez votre politique sur les médias sociaux, assurez-vous de l’annoncer à vos employés. Cela garantira qu’il y a une bonne quantité de débats pour l’améliorer, si nécessaire.
8. Révisez-le
Comme toutes les autres politiques, votre politique sur les médias sociaux doit également être pertinente et à jour. L’utilisation d’une politique de médias sociaux obsolète peut ne pas vous aider beaucoup. Vous devez programmer une révision annuelle ou semestrielle de votre politique pour vous assurer qu’elle est toujours pertinente.
Mettez à jour toutes les informations de contact pour vous assurer que tout le monde sait qui est responsable de quoi. De plus, vous devez discuter de tous les changements survenus sur les réseaux sociaux au cours de la période donnée et mettre à jour votre politique en conséquence. Enfin, n’oubliez pas de noter la date de la révision.
Notez comment Fedex a incorporé la date d’adoption et de modification au bas de sa politique sur les médias sociaux.
Dernières pensées
Pour vous assurer que votre marque se développe sur les médias sociaux et que votre réputation est maintenue, vous pouvez rédiger une politique relative aux médias sociaux. Définissez clairement les rôles de vos équipes et de vos collaborateurs et mettez en place des procédures de sécurité. Rédigez un plan pour prévenir et combattre toute crise des médias sociaux ou des relations publiques. Vous devez également inclure toutes les exigences légales et réglementaires que vos employés doivent respecter.
Il est également nécessaire d’inclure une section sur la façon dont vos employés doivent utiliser leurs comptes personnels. Déterminez où la politique sera mise en ligne et continuez à la mettre à jour régulièrement pour vous assurer qu’elle est pertinente et efficace. Commencez dès aujourd’hui à rédiger votre politique relative aux médias sociaux.
